在漫漫出国路上，你能否获得成功，关键之一在于你能否向你希望进入的学校提供像样的申请文件。好的申请文件能让你在众多的申请者中脱颖而出，差的申请文件能将你永远埋没掉。
事实上，申请文件在很大程度上和考试成绩一样重要。很多申请留学的人没有充分认识到申请文件的重要性，认为只要在TOEFL、GRE、GMAT、TSE、IELTS或者LSAT之类的考试中取得了优异的成绩，就大功告成了。所以他们花大量的时间、金钱和精力去准备这样和那样的语言考试。但他们在准备文件时，则往往不假思索，一蹴而就，草率行事。相当多的优秀人才因此与出国深造的机会失之交臂。
申请文件之所以重要，首先是因为外国大学的录取没有入学考试，申请文件通常是它们了解你专业水平的唯一媒介和手段。国内升学，从小学到大学再到博士研究生 ，每前进一步，都必须通过严格的考试。我们的研究生入学考试也主要考专业知识和技能。一般来说，国外大学录取，尤其是硕士、博士研究生院的录取，都不会经过专业考试。TOEFL、GRE、IELTS之类的考试，只不过是对语言和能力倾向（aptitude）的测验，根本不反映一个人所掌握的专业知识和才干。国外大学了解你的资质，几乎完全是靠审查各种申请文件来实现的。这些文件既包括你的各种成绩单，更包括你的Resume、Personal Statement、Answers to Essay Questions、Sample Writings、Reference Letters等等。国外大学的录取委员会是在审查这些文件的基础上来决定是否录取你以及是否给于你资助的。因此在准备这些文件时万万不能掉以轻心。
国外大学录取的原则与我们国内的大学也有很大不同。国内的学校虽然总在强调德智体全面发展，但在升学时所贯彻的实际上是唯分数论。比较起来，外国的学校则更注重对综合能力，尤其是潜在能力的考查。分数固然是重要的，但在西方大学看来，分数绝不是衡量一个人的唯一标准，甚至也不是最重要的标准。他们通常希望全面评估申请人的专业水平、成就、抱负和个人品德，而这些东西往往无法单纯从分数上反映出来。如果没有把各种文件做好，你就不能充分展示自己的优势，国外的大学就不能全面了解你，那么你本应得到的机会也会飘然而去的。
申请国外大学同找工作有很多相似之处。在很多情况下，申请人应当把留学申请当作找工作来对待。对一般人来说，到大学就读，尤其是到国外大学做研究生，往往比找到一份一般的工作有着更重要的意义，因为它很可能是你以后职业生涯的最重要的基础。实际上，很多留学申请本身就包含找工作的成分。在申请时，大家通常同时申请资助， 而国外学校提供资助往往采用teaching assistantship或research assistantship的形式。这些assistantships事实上就是工作职位，你得到了这样的职位后是需要上班干活才能拿到钱的。因此，如果把留学申请视为求职应当是相差不大的。
不过，申请留学和求职也有重要的不同之处。在求职的过程中， 你一般会有interview的机会。在interview时，你尽可以通过你的外表、气质、口才等来表现你的能力和品质，从而赢得以单纯的文字材料所不能赢得的机会。但是，国外大学录取过程中通常没有interview。少数专业，如医科类，在录取过程中鼓励或者要求interview，但这对绝大多数中国留学申请者来说是不现实的。即便你可以随时到国外去参加interview，这样的机会也得靠文字资料去争取。一般来说，留学申请者能否得到一个offer，全要依靠文字材料。从这个意义上来说，留学申请比求职的难度更高。
可以说，申请文书相当于不见面的interview。你要通过这些文件，让你希望师从的教授们了解你过去的成就、现在的能力和未来的打算。但仅仅这些并不够。你还要告诉他们你是在什么样的情况下取得这样的成就的，是什么原因使你像你所声称的那样杰出，以及你为什么想深造。如果你曾遭受什么重大的失败、挫折或失望，你需要对这些做出合理的解释。这些文件还得展示你的性格和人格力量。要尽量写得生动、具体，让教授们读了以后好像已经见过你本人一样。
糟糕的申请文书完全能够让你前功尽弃。不管你提供的成绩单有多么漂亮，如果其他申请文件内容或语言拙劣，那么，本应属于你的机会也会被葬送的。每个大学，尤其是比较好的大学，每年都收到大量的入学申请。假如你给录取委员会的印象没有别的申请者深刻，那么你也只好望“洋”兴叹。
好的申请文书必须使用正确的英文。录取委员会的教授只能从书面材料来对你的学识、人品和语言能力进行判断，而你也只能以书面的形式来表现和证明你自己。你和他们之间唯一的媒介是文字。你的TOEFL成绩也许很高，但试想你的Personal Statement写得一塌糊涂，洋教授们会怎么想？毕竟这种文件是在没有严格时间限制的情况下写的，如果质量差，人家对你英语语言能力的印象就会打折扣，认为你是一个高分低能的人。最低限度也会认为你是个办事不认真的人，说不定还会猜疑你是否在考试中弄虚作假。反之，如果你的英文成绩单不是特别“好看”，但是你能提供漂亮的英文申请文件，这在一定程度上可以起到弥补作用。
准备“漂亮”的英文文件对很多人来说是相当困难的，因为要把英文写好并不是一件容易的事，这对以英语为母语的人来说也不例外。有些熟悉中国的外国人近年来渐渐有了这样一个看法：中国有人已经攻克了TOEFL、GRE、IELTS之类的语言考试，教会了中国学生怎样以有限的英文水平取得良好的语言考试成绩。这种看法看似不正确，但只要看看我们对英语的实际应用能力，就会觉得它不一定完全没有道理。我们国内的教育制度，无论从小学到大学还是业余培训，首先都是面向考试的，这在英语教学上的一个反映就是不太重视写作训练。老师主要教语法和句型，学生则主要死记硬背句型和单词。字、词也许背了不少，甚至有人能把字典背下来，但就是写不出像样的文章。这样看来，洋教授对中国学生有这样或那样的成见或偏见也就不足为奇了。因此，中国的留学申请者必须加倍小心，认真准备申请文书。
要想写出正确、内容恰当的英文申请文书，一定要舍得花费时间、精力和智慧。可以毫不夸张地说，申请文书的准备就是一场开卷考试，在这个考试中你取得的成绩——申请文件的质量，至少和你在语言考试中所取得的成绩一样重要。既然如此，你就不能顾此失彼。中国留学申请者往往比较重视语言考试，为了取得好的语言考试成绩总是不遗余力；但在准备申请文书时，则大多数敷衍了事，结果往往功亏一篑。所以需要提醒大家，准备申请文书时，一定要认真细致，要像重视英语语言考试那样重视英文申请文件的写作。
需要提醒大家的是，文书一定不要随便照搬照抄。一定要把自己的形象表现得鲜明、具体和个性化，给自己一个独特的包装。而这个工作最好是由你自己来做，因为毕竟你对自己最为了解。我在日常工作中经常遇到学员要求帮他们修改留学申请文件。有些学员买一些所谓“留学指南”之类的书，依样画葫芦，结果语言错误百出，内容千篇一律。根据我在国外求学多年的经验，我认为这样的留学申请文书大大有害于你，所以对待文书一定要慎重。
